Les
demandes de réservation sont adressées par
écrit à monsieur le Maire« Vie Locale »
Elles
devront indiquer :
-Le nombre de convives attendus
-Dates « 3 dates par ordre de préférence »
-Les coordonnées personnelles du demandeur
-Préciser le motif : « mariage,
anniversaire, naissance, conférence, fête de fin
d’année… »
Lorsque
la manifestation a un caractère familial, l’utilisateur réel
de la salle doit avoir un lien de filiation en ligne directe avec
le demandeur.
Le
service « vie locale » enregistre les demandeset les classe par ordre d’arrivée; le numéro
d’enregistrement au service courrier faisant foi.
Le
servicevie locale
accuse réception de la demande de réservation de salle dans
les 7 jours
qui suivent la réception de celle-ci. Un contrat à signer et à retourner avec les
pièces nécessaires est envoyé.
Pièces nécessaires à la
constitution du dossier
-Une pièce d’identité
-Un justificatif de domicile
-Livret de famille (lien de filiation)
-Attestation d’assurance
-Un chèque correspondant aux arrhes
-Retour du contrat signé
Pour
être enregistré définitivement le dossier de réservation doit
être retourné dans les
15 jours qui suivent l’envoi de l’accusé réception
de la demande de réservation.
La
réservation devient définitive à compter du versement des
arrhes. Le règlement de la location doit être effectué au
plus
tard60 jours
avant la date.
Etat des lieux
Le
gardien du pôle sportif et culturel et le demandeur conviennent
ensuite d’un rendez vous afin
d’établir un
état des lieux entrant. Les clés sont alors remises au
demandeur contre la
remise du chèque de caution
Le
lendemain de la manifestationun nouvel état
des lieux contradictoire est établi
L’occupant
s’engage à veiller au maintien de la tranquillité publique
tant à l’intérieur qu'à l’extérieur (parkings)